5 dicas de como utilizar a tecnologia de forma efetiva no trabalho

A tecnologia tem desempenhado um papel cada vez mais importante na vida das pessoas, e isso se estende à rotina de trabalho. Utilizá-la de forma efetiva pode aumentar a eficiência, melhorar a comunicação e simplificar tarefas.

Entretanto, segundo pesquisa da Edelman América Latina e ServiceNow, 48% dos brasileiros perdem tempo de trabalho com tarefas digitalizáveis. O estudo conclui que 95% esperam que a tecnologia ajude a reduzir atividades operacionais no futuro. O obstáculo está no fato de que ainda há baixa adoção de Inteligência Artificial (IA) por parte das empresas, pois apenas 24% dos colaboradores já utilizam a ferramenta.

Para Elemar Júnior, mentor e conselheiro de grandes empresas de tecnologia, a IA é apenas uma das ferramentas que auxiliam os profissionais a terem uma rotina mais produtiva e saudável. Por isso, o especialista elenca cinco dicas para que colaboradores de qualquer área aproveitem ao máximo essa e outras tecnologias em suas rotinas com o intuito de otimizar o tempo.

1. Escolha as ferramentas certas

Antes de mergulhar de cabeça em novas tecnologias, avalie suas necessidades e escolha as ferramentas que melhor atendam aos seus objetivos. Por exemplo, se você precisa de comunicação rápida, aplicativos de mensagens instantâneas como o Slack podem ser uma ótima opção. Se você lida com muitos documentos, o Microsoft Office e o Google Workspace podem ser essenciais. Certifique-se de que as ferramentas escolhidas se integrem bem com o que você já está usando.

“O ChatGPT, por exemplo, também é uma ferramenta muito eficiente para trazer automação e otimização de tempo e tarefas para diversas áreas, seja em envio de e-mail, criação de novos conteúdos ou até auxiliar em dúvidas frequentes”, comenta o mentor.

2. Mantenha-se atualizado 

A tecnologia está em constante evolução, e é importante manter-se atualizado com as últimas tendências. Inscreva-se em newsletters de tecnologia, siga blogs relevantes e participe de cursos ou webinars para aprender sobre novas funcionalidades e recursos. Manter-se antenado ajudará você a aproveitar ao máximo as ferramentas.

“Diversos sites são especializados em tecnologia e novas funcionalidades. Nos últimos meses, por exemplo, o Google lançou a própria ferramenta de chatbot, a Bard, que também auxilia áreas especialistas em CX com seus clientes”, explica Elemar Júnior.

3. Automatize tarefas repetitivas 

Use ferramentas de automação para reduzir o tempo gasto em tarefas que consomem muito tempo, como o envio de e-mails de acompanhamento, a organização de arquivos ou a geração de relatórios. Isso liberará mais tempo para tarefas que exigem criatividade e tomada de decisões. “Essas funcionalidades podem ser realizadas na própria tecnologia do Google ou Hotmail, por exemplo, e com toda certeza auxiliarão na otimização”, afirma. 

Além disso, seja estratégico na forma como comunica suas habilidades e ideias quando utiliza a tecnologia ao seu favor. “Na sua carreira, o melhor é identificar e aprimorar suas habilidades que são únicas e úteis para muitos, dessa forma você trará soluções para outras pessoas do time, além de indicar que está à procura de novas formas de utilizar a IA a favor do negócio”, afirma Elemar Júnior.

4. Segurança em primeiro lugar 

À medida que a tecnologia se torna mais integrada à rotina de trabalho, a segurança dos dados torna-se crucial. Certifique-se de adotar boas práticas de segurança, como o uso de senhas fortes, autenticação de dois fatores e criptografia de dados. Ademais, esteja ciente de ameaças cibernéticas e saiba como proteger seus dispositivos e informações.

5. Colaboração online eficaz

A tecnologia facilita a colaboração, mesmo quando as equipes estão dispersas geograficamente. Certifique-se de usar essas ferramentas de forma organizada, mantendo pastas e documentos bem estruturados.

Esse avanço tecnológico pode ser um aliado poderoso em sua rotina de trabalho, desde que seja aproveitado de maneira eficaz e segura. “Com as práticas certas, a tecnologia pode impulsionar o sucesso em sua carreira e empresa”, conclui Elemar Júnior.

Por Carol Montuori